2026.05.08スマレボストーリー
スマレボストーリー【確立編】#7 アナログ業務からの脱却。「見える化」とアプリ内製化の奇跡
こんにちは スマレボ代表の米澤です。
前回は、管理部門の責任者が「私がやった方が早い」という罠から抜け出し、現場が自立していくプロセスをお話ししました。
スタッフのマインドが整い、自ら考える組織風土が育ってきたところで、次に取り組んだのがスマレボのもう一つの柱、「DX（業務効率化）」です。
ブラックボックス化していた情報
当時、この教育機関では、情報共有において大きな課題を抱えていました。
例えば、学生の住居や生活面のサポートを行う部門でのことです。
学生から相談やトラブルの報告があっても、それが現在「対応中」なのか「完了」しているのか、担当者以外には分からない状態、いわゆる情報のブラックボックス化が起きていました。
その結果、他部門との連携が遅れたり、「あの件、どうなりました？」と何度も確認する手間や「言った、言わない」のトラブルが発生したりしていました。
さらに、ファイルは各自のパソコンにバラバラに保存され、どれが最新版か分からない。メールと手入力のExcelを行き来する二度手間、三度手間の作業が日常化していました。
変わりたくないという「現状維持」の壁
こうした状況に対し、現場のスタッフが不満を爆発させていたかというと、実はそうではありませんでした。
多くの場合、同じ環境に長くいると「これが当たり前のやり方だ」と思い込んでしまい、疑問を持たなくなります。また、新しいシステムを入れると一時的に覚える手間が増えるため、「今のままでいい」と現状維持を選びがちです。
そこで、スマレボのパートナーであるDXコンサルタントが現場に入り、各部署への丁寧なヒアリングを行いました。
「この作業、二重入力になっていませんか？」
「他部署はこういう情報を事前に知りたいそうですよ」と、
客観的な視点で課題を整理し、提案していきました。
すると、スタッフたちも「確かに、そうした方が絶対に良いですね！」と自分たちで気づき始めたのです。
「見える化」が生んだ助け合いの文化
現場の納得感を得た上で、「Microsoft 365」などのツールを導入し、業務フローの抜本的な見直しを行いました。
まずは、属人化していた仕事を皆で管理するための「トラブル管理アプリ」や「書類申請デジタル管理」を導入。
情報の一元管理ルールを決め、誰がどの案件をどこまで進めているかが、システム上で一目で分かる「見える化」を実現したのです。
これにより、いちいち状況を確認する頻繁な連絡対応が激減しただけでなく、素晴らしい副産物が生まれました。
他の部署の進捗状況が見えるようになったことで、「ここは私たちが手伝っておきますよ」といった、部署を越えた助け合い（横の連携）が自然と生まれるようになったのです。
素人集団がアプリを「内製化」し、自走する
しかし、一番の驚きはここからです。
DXコンサルタントが、エンジニアとの対談形式で「アプリの作り方」を丁寧に解説した動画マニュアルを残してくれたことで、現場に火がつきました。
なんと、これまでアナログ作業を繰り返していたスタッフたちが、自分たちの手で次々と新しいアプリを作り始めたのです。
「経費精算アプリ」「学生の属性の見える化」「休学申請管理アプリ」など、現場のニーズに合わせたシステムを自ら構築するまでになりました。
マインドが整い、「会社を良くしたい」という意欲が育っていたからこそ、新しいITツールという「仕組み」を与えられた途端、自分たちで使いこなし、システム化までも「自走」し始めたのです。
今ではDXのコンサルティング契約は一旦終了していますが、彼らは自分たちの力で業務改善を続けています。
心（マインド）と、IT（仕組み）の両輪が揃い、組織は劇的な進化を遂げました。
いよいよ次回は最終話です。
組織を動かす「ルールと仕組みの違い」、そして私が過去の苦い経験から得た、スマレボメソッドの真髄についてお話しします。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！